Hoe organiseer je een zakelijk evenement?

Na de hele corona periode hebben mensen weer behoefte aan verbinding met elkaar in real life. We hebben zoveel online moeten doen, dat het een verademing is om elkaar weer in het echt op te zoeken. Een zakelijk evenement kan dus een schot in de roos zijn om jou in de spotlight te zetten en mensen de kans te geven om met elkaar te netwerken. In dit artikel krijg je tips over hoe je een zakelijk evenement organiseert.

Bepaal het doel van het evenement

Wat wil je met je evenement bereiken? Wil je een evenement organiseren voor jouw klanten, of wil je een netwerk evenement organiseren of wil je jezelf positioneren als expert in een bepaald vakgebied? Pas als je helder hebt wat het doel is van jouw evenement, kun je het gaan vullen met interessante activiteiten.

Wat is het budget

Wat voor budget heb je beschikbaar voor dit evenement? Dit is belangrijk om eerst uit te zoeken, voordat je je evenement kunt gaan plannen. Houd rekening met het huren van een congreslocatie, inhuren van sprekers en catering, een eventuele goodiebag. Is er apparatuur aanwezig of moet je nog iets aanschaffen? Denk bijvoorbeeld aan microfoons, een beamer, notitieblokjes voor de deelnemers, et cetera.

Kies een locatie

Het kiezen van een evenementenlocatie is een belangrijke stap. Je wilt namelijk dat jouw locatie aan niets ontbreekt en aan alle faciliteiten voldoet. Daarnaast moet jouw locatie makkelijk te bereiken zijn, zowel met de auto als met het openbaar vervoer. Er moeten voldoende parkeerplekken zijn en de optie bieden om auto’s elektrisch op te laden. Houd rekening met het aantal gasten, er moet voldoende plek zijn voor iedereen.

Stel een programma op en huur mensen in

Vervolgens ga je een programma opstellen. Welke sprekers moeten er komen, heb je nog andere activiteiten tussendoor? Je kunt ook workshops aanbieden en kans om te netwerken met de andere deelnemers. Daarnaast moet je bedenken wat voor mensen je gaat inhuren. Een cateringbedrijf is een goede optie, een technicus of een beveiliger?

Promoot het evenement

Nu is het tijd om je evenement te gaan promoten. Bepaal een prijs en zorg dat je op z’n minst quitte speelt, zodat je geen verlies draait. Je kunt het evenement promoten via social media, e-mail of via influencermarketing. Je kunt werken met een early bird korting.

De dag van het evenement

Dit is de dag waarop je jouw plan gaat uitvoeren. Geef jouw personeel de juiste instructies en bewaak de agenda. Dat zorgt ervoor dat alle sprekers en activiteiten op tijd beginnen en alles op rolletjes loopt.

Na het evenement

Is het evenement voorbij? Geef de deelnemers dan een leuke goodiebag en stuur na afloop nog een aantal mailtjes. Je kunt hierin eventueel nog een upsell doen. Laat deelnemers een feedback formulier invullen, zodat je het de volgende keer kunt verbeteren.